איך מנהלים מכרז?

דבר אחד אני יכול להגיד: למכרז יש כללים משלו, בדיוק כמו דרבי.

זאת מכיוון שהצדדים לא מכירים אחד את השני והמשימה המרכזית היא לייצר ציפייה. בדרך ולצמצם כל חשש קטן של אי- ודאות שעלול להיווצר אצל הלקוח באותה שעה גורלית. מה יהיה אחרי הזכייה? זה כבר פחות מעניין.

אחרי כ-8 שנים במקאן אריקסון ובניהול מחלקת האסטרטגיה, גיבשתי 6 תובנות שיכולות לעזור לכם בניהול המכרז הבא:

1.האם אתם (והם) מבינים את המשימה?

• הבריף זה לא המשימה.
• המשימה היא לזכות במכרז ולמכרז חוקים משלו
• מה יביא לזכייה במכרז? פיצוח אסטרטגיה קיימת? הבאת אסטרטגיה חדשה? שינוי הביזנס? רעיון קריאטיבי 3.0?
• קחו בעירבון מוגבל משימה שהוגדרה ע"י הלקוח. יתכן והוא שגה בהגדרה
• אם הצלחתם לשנות את המשימה יצרתם לעצמכם יתרון תחרותי משמעותי

לדוגמא- מכרז קבוצת דפי זהב היה בפועל השקה מחדש של אתר דפי זהב. בסופו של מכרז הצגנו שינוי מהותי של ארכיטקטורת המותג ויצרנו  POWERBRAND דיגיטלי אחד שיעביר את הקבוצה מעידן אנלוגי (ספר טלפונים) לעידן דיגיטל י

2.האם אתם יהירים מדי?

• תפגינו רעב אמיתי – לרדת לשטח, להתנסות במוצרים, להפוך כל אבן
• לבדוק שאנחנו באמת עונים על הצרכים והרצונות של הלקוח
• להיפגש עם כל מי שרלוונטי לתהליך או לקבלת ההחלטה
• לחזר אחרי הלקוח לפני, במהלך ואחרי המכרז
• לוודא שהאנשים שעובדים על המכרז באמת עובדים לאורך כל התהליך ולא לפעמים כן מגיעים לישיבה ולפעמים לא

לקוחות אוהבים לראות משרדים שעושים את האקטרא מייל, שמזיעים, שעובדים קשה שלא לוקחים את המכרז כמובן מאילו. זה יותר ביטחון בבחירה וזה משפיע ביום המכרז על תפיסת המקצועיות

3.האם אתם יהירים מספיק?

• תאתגרו את הפרדיגמות והקונבנציות של הלקוח והשוק
• תוודאו שאתם מביאים משהו שיעיף להם את הראש
• ותזכרו שהלקוח מחפש שותף – מישהו שהוא רואה את עצמו צועד איתו למרחקים ארוכים

אם הלקוח ירגיש אתם מקצוענים ויתחבר לצורת החשיבה שלכם, גם אם לא פגעתם הוא יסלח לכם

4.יכול להיות שהמלך הוא עירום?

• להיות פרקליט השטן – להטיל ספק לאורך כל התהליך, תוך כדי תנועה מתמדת קדימה
• הנחת היסוד היא שאין הנחות יסוד
• להתרחק ממעגלים ראשונים
• להקשיב טוב טוב לביקורות שעולות בחדר
• לנסות לחשוב מה משרדים אחרים יעשו ולעשות אחרת

הריגוש שמגיע בתהליך היצירה הרבה פעמים יותר תחושת עיוורון ופוגע ביכולת השיפוט. יתרה מכך, "אפקט העדר" מקשה על החברים לתת ביקורת במיוחד אם הם האנשים הפחות בכירים

5.מי בחדר מקבל את ההחלטות ?

• לוודא מי יהיה נוכח בחדר
• להכין רשימה של כל האנשים הרלוונטיים
• להיפגש, להתקשר, להתייעץ, להביע עניין
• לנהל את ההתקשרות עם הלקוח בכל שלבי המכרז
• לדעת מה הם אוהבים, מה הם מצפים, מה ה passion האמיתי שלהם….
• לנתח ראיונות שלו ולבנות לו פרופיל מדויק (האם הוא טיפוס רגשי? האם הוא סחבק? האם הוא מעדיף להישאר מרוחק? האם הוא אוהב לדבר על המשפחה שלו)

חשוב בתהליך המכרז ליצר את התחושה שכולם מחליטים (גם הפחות בכירים) אך בפועל להתאים את הפתרון לתפיסת עולמו של מקבל ההחלטות

6.האם אנחנו באים 'הוליסטים'?

• להישאר נאמנים לעצמנו ולתעודת הזהות שלנו
• לערב את הדיגיטל מההתחלה (מקריאטיב ועד טכנולוגיה)
• לעבוד טורי ולא במקביל
• להציג את הרעיון בצורה שהיא 3.0
• לעבוד לפי מודל מסודר (עם התחלה אמצע וסוף)

מסתבר שלקוחות מבחינים בעבודת צוות מנצחת, באהבה לקבוצה ולעשייה.